مقدمه :
نوعی سیستم باز است که دراین سیستم رویدادهای مالی به عنوان ورودی ها وارد سیستم شده وپردازش می‌شوند و پس از کنترل خروجی های آن درغالب گزارشهای مالی ارائه میگردند.
پردازش درسیستم مالی یا حسابداری یعنی تشخیص،تجزیه تحلیل ، ثبت و طبقه بندی و تلخیص رویدادهای مالی است و بازخورد آن اثری است که بر استفاده کنندگان از صورتهای مالی می‌گذارد.
و کنترل آنرا حسابرسی گویند.
اجزای سیستم مالی:
نیروی انسانی
ابزارآلات و تجهیزات لازم
مجموعه فرمها و دفاتر
مجموعه دستورالعملها، روشها، قوانین و مقررات و استاندارهای حسابداری و حسابرسی.
بودجه و اعتبار لازم
مکان (محل استقرار)
کنترل و نظارت
نیروی انسانی:
مدیرمالی
سرپرست بلافصل: معاون اداری مالی
شرایط احراز: حداقل لیسانس مالی یا مرتبط با لیسانس مالی.
وظایف:
نظارت بر پرسنل زیرمجموعه
تعیین بهترین روشهای تامین مالی
تامین مالی بهینه
تجزیه تحلیل صورتهای مالی وارائه گزارشهای مالی موردی و سالیانه
تعیین بهترین ترکیب دارایی
تعیین بهترین اندازه شرکت
تعیین بهترین ساختار سرمایه
به حداکثر رساندن نرخ رشد سودآوری
به حداکثر رساندن سود شرکت
تعیین نرخ استهلاک داراییهای مشهود و نامشهود بادوام
بودجه بندی و ارائه بودجه سالیانه و اخذ تصمیم آن از مجمع عمومی
تهیه پیش نویس پیشنهاد تقسیم سود برای مجمع عمومی
تصمیم سازی برای مدیران داخلی
تعیین روش مناسب افزایش سرمایه
مقایسه شرکت با سایر شرکتهای مشابه و تهیه گزارشهای لازم درمورد محیط اقتصادی
انجام سایر امور مربوط به مدیریت مالی از مقامات مافوق
رئیس حسابداری:
سرپرست بلافصل: مدیر مالی
شرایط احراز: لیسانس حسابداری
وظایف:
تهیه گزارشهای لازم برای مقام مافوق
نظارت بر وجوه نقد صندوق به طور مستمر و روزانه
نظارت بر تهیه و تنظیم لیست حقوق و مزایای کارکنان
نظارت بر فرمهای حسابداری انبار
نظارت بر تهیه و تنظیم تراز آزمایشی
نظارت بر تحریر دفاتر
نظارت بر اموال و گزارش های اموال
همکاری در تهیه مغایرتهای بانکی و صورتحساب مشتریان و فروشندگان
تعیین میزان اعتبار تامین کنندگان کالا و مشتریان
تهیه گزارشات موجودی وجوه نقد به طور روزانه و مستمر و ارائه به مقامات مافوق
همکاری در تهیه صورتهای مالی میان دوره ای و پایان دوره ای
تهیه مکاتبات مالی با سازمانهای تامین اجتماعی و دارایی
تهیه اظهار نامه مالیاتی
ایجاد ارتباط باسازمانهای دولتی از نظر حل و فصل مسائل کار بیمه و مالیات
سایر امور مروط به شغل طبق دستور مقام مافوق
حسابدار:
سرپرست بلافصل: رئیس حسابداری
شرایط احراز: فوق دیپلم حسابداری
وظایف:
انجام امور مربوط به صندوق
انجام امور مربوط به لیست حقوق و دستمزد
انجام امور مربوط به حسابداری انبار
انجام امور مربوط به دریافت و پرداخت
صدور اسناد و ثبت دفاتر
انجام امور مربوط به امور بانکی
تهیه تراز آزمایشی
تهیه صورتهای مالی سالیانه
سایر امور مربوط
کمک حسابدار:
سرپرست بلافصل: حسابدار
شرایط احراز: دیپلم حسابداری
وظایف:
کمک در تهیه کارتهای کارگری و پرسنلی
بایگانی اسناد
همکاری در تهیه گزارشات مالی
سایر امور به شغل و دستورات مافوق
مدیر انبار:
سرپرست بلافصل: معاون اداری مالی
شرایط احراز: لیسانس یا فوق دیپلم
وظایف:
برنامه ریزی نیروی انسانی انبار
هماهنگی با امور مالی دررابطه با موجودی کالا
برنامه ریزی و ارائه بودجه سرمایه ای انبار
نظارت بر ورود و خروج کالا
نظارت بر کدینگ و چیدمان کالا
نظارت در تهیه گزارشات ادواری و مستمر
سرپرستی در انبار گردانی سالیانه
سایر امور مربوط به شغل و دستور مقام مافوق
فرم :
درسیستم حسابداری برای انجام کنترلهای داخلی ومستندسازی رویدادهای مالی تعدادی فرم مورد استفاده قرار میگیرد.
ویژگیهای انواع فرمهای مورد استفاده:
باید توجه داشت که در طراحی سیستم حسابداری برای استفاده از فرمها موارد زیر باید رعایت شود.
فرمها براساس سوابق و مدارک و فعالیت شرکت طراحی شود.
در طراحی فرمها اصول کلی طراحی بایستی رعایت شوند، مثلا با توجه به ابعاد استاندارد کاغذ چاپ فرمها به نحوی طراحی شوند که حاشیه بایگانی برای آن در نظر گرفته شود.
در طراحی نسخ اضافی فرمها (نسخه1 ، نسخه2 ...) استفاده از رنگ خاص نباید ملاک عمل قرار گیرد. البته استفاده از رنگها برای تفکیک مدارک درصورتیکه همگن باشند کارایی خواهد داشت.
در تعداد سفارش چاپ حجم فعالیت سالانه باید درنظر گرفته شود.
هیچ فرمی قبل از تست آزمایشی نباید سفارش چاپ دائمی داده شود.
برای هرفرم شماره و رمز خاصی در نظر گرفته شود تا از موارد احتمالی سوء استفاده جلوگیری شود.
درمحاسبه هزینه های چاپ وتکثیر صرفه جوییلازم بعمل آید.
شماره سریال چاپی درنظر گرفته شود و به ترتیب شماره در اختیار مصرف کنندگان قرار بگیرد.
انواع فرمها:
فرم رسید صندوق (دریافت وجه نقد)
فرم پرداخت وجه صندوق
فرم اسناد واگذاری به بانک
فرم اسناد پرداختنی
فرم دریافت اسناد دریافتنی
فرم صدور چک
فرم دستور پرداخت
فرم حواله وجه
فرم رسید انبار
فرم حواله انبار
گزارش عملیات صندوق
لیست حقوق و مزایا
فرم رسید صندوق:
این فرم هنگام دریافت وجه نقد در دونسخه صادر می‌شود. نسخه اول به پرداخت کننده وجه تحویل می‌گردد و نسخه دوم مربوط به صندوق است که در هنگام ارائه گزارش صندوق: روزانه،هفتگی و... ضمیمه شده و به حسابداری تحویل می‌گردد.
شرح اجزاء این فرم:
شماره سریال: شماره ای که درهنگام چاپ روی برگها چاپ می‌شود.
شماره دفتر صندوق: شماره ای که پس از ثبت دفتر صندوق توسط صندوقدار روی آن درج می‌شود.
تاریخ: تاریخ صدور رسید است.
مبلغ: مبلغی که توسط صندوق دریافت می‌شود.
بابت: وجه دریافتی از چه موردی است.
از: شخصی که وجه از او دریافت می‌شود.
دریافت کننده وجه: شخصی که وجه را دریافت می کند (صندوقدار)
تائید کننده: کسی که اجازه میدهد این وجه دریافت شود.
فرم ورود کالا به انبار:
این فرم هنگامی که کالا به انبار وارد می‌شود توسط انباردار در سه نسخه تهیه می‌شود.
نسخه اول حسابداری
نسخه دوم انبارداری
نسخه سوم بصورت جداگانه بایگانی می‌شود
روش کاربرد:
این فرم حتما باید دارای شماره سریال چاپی با سربرگ و تاریخ باشد.
پس از تائید مجوز خرید کالا از انبار صادر می‌شود.
در صورتیکه کالا از سفارش خاصی در چند مرحله وارد انبار می‌شود شماره سفارش در این محل نوشته می‌شود.
سند حسابداری:
فرمی است که رویدادهای مالی درزمان وقوع درآن ثبت می‌شود.
این فرم از روی مدارک رویداد مالیاز قبیل صورتحساب، فاکتور، صورت وضعیت، قبض انبار و ... توسط حسابدار صادر می‌شود و پس از امضا جهت تایید به مدیر مالی ارائه می‌شود و پس از تصویب نهایی جهت ثبت در دفتر روزنامه، در زونکنی به ترتیب تاریخ و شماره سند بایگانی می‌شود.
کدگذاری حسابها:
به این صورت است که حسابهای کل دارای کدی 3رقمی هستند به عنوان مثال: 111 نشانگر حساب صندوق است.
اول: دارائیها
دوم: دارائیهای جاری
سوم: اولین دارایی جاری
گروه دارائیها
1- دارائیهای جاری
2- دارائیهای ثابت
3- دارائیهای نامشهود
4- سایر دارائیها
دارائیهای جاری:
111 صندوق
112 بانک
113 تنخواه گردانها
114 بدهکاران تجاری
115 بدهکاران غیرتجاری
116 اسناد دریافتنی
117 موجودی کالا
118 سرمایه گذلری کوتاه مدت
119 سایر دارائیهای جاری
دارائیهای نامشهود:
131 امتیازات
132 سرقفلی
133 هزینه های قل از بهره برداری
134 هزینه های تاسیس
139 سایر دارائیهای نامشهود