پیشگفتار :
یکی از عواملی که در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها رادرنیل‌به هدف‌ها یاری می‌دهد ; کیفیت رابطه آنها با افرادو مؤسساتی است که باآنها سروکار دارند و همچنین‌با افکار عمومی جامعه‌ای است که در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط به شکل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق‌تر می‌باشد . اکنون به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و مؤسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مردم می‌باشند .
مدیران مؤسسات به دلایل فوق، در تشکیلات خود اقدام به تأسیس دفتر، واحد یا بخشی تحت‌عنوان روابط عمومی نموده‌اند تا از طریق آن ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرارنمایند و با آگاه کردن، تشویق و ترغیب آنان، به اهداف مدیران، سریعتر، راحت‌تر و با هزینه کمتر جامه‌عمل بپوشانند . دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیک‌ها وتخصص‌های حرفه روابط عمومی، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر بپردازند . دکتر حمید نطقی بنیانگذار روابط عمومی علمی در ایران در تعریفی که از روابط عمومی از او خواسته شد معتقد است : روابط عمومی وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العلوم در داخل سازمان است . دراین گزارش به برخی مباحث روابط عمومی و تبیین جایگاه آن در شرکت سهامی بیمه ایران پرداخته می شود .
در خاتمه ضمن سپاس ازکلیه اساتید ، پژوهشگران ، دانشجویان و دست اندرکارانی که از ابتدا تا کنون در راه پیشبرد اهداف روابط عمومی همت گمارده اند لازم میدانم از استاد گرانقدر جناب آقای غنی زاده جهت محبت های دلسوزانه ای که از شهریور ماه 1385 تا کنون نسبت به اینجانب داشته اند همچنین یاری ایشان در راه گردآوری این گزارش تشکر و قدردانی فراوان بعمل آورم .
روابط عمومی در نگاهی کلّی
تاریخچه روابط عمومی در ایران :
آنچه ما اکنون به عنوان روابط عمومی چه از نظر لغت و چه از نظر شغل می شناسیم برای اولین بار در مرداد ماه سال 1332 هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیه نفت ایران در آبادان مستقر بود اداره تاسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند.در سال 1340 به بعد به اقتباس از این شرکت وزارتخانه ها و موسسات بزرگ دیگر ایران به تدریج واحدهایی به نام انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر یافت .
پس از تشکیل واحدهای روابط عمومی در ایران نیاز به آموزش مسئولین روابط عمومی ها و کارکنان این واحد احساس شد و توسط کلاسهای کوتاه مدت آموزشی تشکیل شد که مقدمات اصول و فنون و روابط عمومی توسط استادان و صاحب نظران تدریس می شد همچنین نخستین سمینار روابط عمومی در ایران در تاریخ سی آذر 1343 در آبادان برگزار شد.در سال 1345 برای تشکیل دانشکده ای در رشته روابط عمومی، مطالعاتی به عمل آمد و در سال 1346 موسسه عالی مطبوعات در روابط عمومی تشکیل شد.موسسه عالی مطبوعات در روابط عمومی در سال تحصیلی 47 -46 فعالیت خود را آغاز کرد.از سال 1350 ادارات روابط عمومی با شکل و ترکیب فعلی و با آئین نامه ها و اساس نامه ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدندو توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت( وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) از سال 1345 تشکیلات جدید روابط عمومی در سازمانها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعه ادارات روابط عمومی به حدی رسید که امروز شاهد آن هستیم که هر موسسه، سازمان، کانون و نهادها دارای روابط عمومی می باشند.
1 1 تعریف روابط عمومی
روابط عمومی تعاریف متعددی را پذیرفته است فقط یکی از زاویه یعنی ارتباط با سازمان وقتی بررسی می شود تعاریفی متفاوت از هم دیده می شود. چشم سازمان، گوش سازمان، زبان سازمان آئینه تمام نمای سازمان وکیل مدافع سازمان، تصویر ساز سازمان و غیره. برای این منظور باید وظایف روابط عمومی شناخته شود چرا که در راستای وظایف است که روابط عمومی تعاریف متعدد می پذیرد و این واقعیتی است که باید آن را پذیرفت.در کتاب " چگونه روابط عمومی کنیم " در تعریف روابط عمومی آمده است: فن ایجاد حسن رابطه و تفاهم متقابل است بین افراد جامعه با هیات مدیره موسسه آئینه یک موسسه است هر چه شفافتر و بهتر. همچنین دایره المعارف " وبستر " می نویسد روابط عمومی همان چیزی است که اگر درست شناخته شود و به طور اصولی به آن پرداخته شود عنصری اساسی برای به تحقق پیوستن ارزشها، ایجاد تفاهم متقابل، درک درست واقعیت، موقعیتهای شغلی و اجتماعی و صدها هدف دیگر است. روابط عمومی در متن است نه در حاشیه ضرورت است نه لوکس در خود مدیریت است نه در بیرون آن. پس حق است اگر بگوییم هر مدیریتی سزاوار همان روابط عمومی است که دارد. روابط عمومی چشم و گوش مدیریت است.در اوان هزاره سوم میلادی روابط عمومی را فلسفه مدیریت می دانند و مسلم است که ارزش، اعتبار و اهمیت هر پدیده ای را باید در فلسفه آن جستجو کرد.
روابط عمومی آیینه تمام نمای یک سازمان است.
احمد یحیایی ایله ای کارشناس ارشد علوم ارتباطات اجتماعی در تعریف روابط عمومی هیچ کدام از تعاریف را کامل نمی دانند و معتقد است می توان برای روابط عمومی در موقعیتهای متفاوت وظایف متفاوتی ترسیم کرد که در اولویت قرار می گیرد و آن را می توان وظیفه اول روابط عمومی در یک موقعیت خاص نامید.در تشریح وظایف و فعالیتهای روابط عمومی در این مقاله که قسمت اول مباحث روابط عمومی است، سعی می شود که تنها با شمردن فهرست وار وظایف و فعالیتهای درون سازمانی و برون سازمانی، تنها شمایی کلی از این وظایف بیان شود تا بدین ترتیب تنها چهار چوب این وظایف مشخص شود.
قسمتهای بعدی این پایان نامه در همین بخش به تشریح هر یک از مسائل مربوط به روابط عمومی نظیر ابزارهای روابط عمومی، نقش روابط عمومی کارآمد در پیشبرد اهداف سازمان، عوامل موثر بر کارآیی روابط عمومی، شمردن ویژگیهای روابط عمومی برتر، فن روابط عمومی،ناگفته های آموزش،روابط عمومی در ایران و ... بیان خواهد شد.
مهمترین وظایف و فعالیتهای درون سازمانی عبارتند از: هدایت و توسعه بهداشت روانی در محیط کار(امنیت فکری)، شناسایی کارکنان و تعیین شخصیت آنان و ایجاد همکاری و ارتباط متقابل در میان آنها، رسیدگی به شکایات، نیازها، درخواستها و پیشنهادها، بوجود آوردن احساس مسئولیت در میان کارکنان، آگاه نمودن کارکنان از چگونگی سیاستها، برنامه ها، خط مشیها، طرحهای در دست اجراوپیش بینی شده،تغییرات احتمالی درتصمیمات،آینده نگریها ومسائلی ازاین قبیل، کنترل و نظارت بر اموررفاهی، تامینی، ورزشی، هنری کارکنان، چاپ و نشر بولتن، بروشور ونشریه داخلی و ارائه گزارش عملکرد سازمان برای کارکنان، شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه، دریافت گزارش فعالیتها، طرحها برنامه های واحد های مختلف، ایجاد دبیرخانه شورای معاونین دستگاه وحضور درجلسات مهم، انجام امور خطاطی وطراحی در زمینه های تبلیغاتی و نظارت بر امور انتشاراتی دستگاه می باشد.همچنین تهیه عکس،اسلاید، فیلم از فعالیت دستگاه و ایجاد آرشیو سمعی و بصری، حضور در سفرهای داخلی و خارجی و شرکت در گردهماییها، تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبتها و نماز جماعت و جلسات سخنرانی مذهبی از دیگر فعالیتها می باشد.
مهمترین وظایف و فعالیت های برون سازمانی نیز عبارتند از: سنجش افکار عمومی جامعه نسبت به سازمان، آشنا نمودن مردم جامعه با سازمان و فعالیت های مختلف آن، با استفاده از هر روش مناسب و ممکن، ارشاد و راهنمایی مردم با توجه به ارزشهای حاکم بر جامعه نسبت به امور و مسائل سازمان، ارتباط جمعی در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به جامعه و در نتیجه نفوذ در افکار عمومی، مانند مطالعه و بررسی مطالب درج شده و یا پخش شده توسط آنان و ارائه پاسخ لازم، ایجاد زمینه مناسب برای همکاری در مردم و استفاده از همکاری آنان، تشکیل سمینارها، مجالس سخنرانی و به ویژه برپایی نمایشگاه ها، برنامه های بازدید مردم از سازمان، چاپ و نشر بولتن،بروشور ،پوسترو نشریات مختلف و..، ارتباط با با دیگر روابط عمومیها جهت همفکری و مشاوره و تبادل نظر،اختصاص یک یا چند شماره تلفن برای ارتباط مخاطبان با روابط عمومی، جمع آوری هر گونه اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه، برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت از پیگیری انجام به موقع وعده های مدیر دستگاه به منظور انعکاس نتایج حاصله، سخنگویی دستگاه و تحلیل و توجیه برنامه ها جهت روشن شدن اذهان عمومی، بررسی دیدگاه ها و سنجش افکار عمومی در چهار چوب وظایف محوله و ارائه نتایج حاصله، نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات،اعلام صندوق پستی، پیام گیر، پست صوتی، آدرس وب و پست الکترونیک.
1 2 شرح وظایف روابط عمومی
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می‌شود.بی‌تردید، این وظیفه در قالب مجموعه‌ای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که می‌توان آنها را تحت‌عناوین ارتباطات، امور فرهنگی و نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ریزی‌دسته‌بندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف می‌پردازیم.
1 2 1 ارتباطات
- سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه‌ها و برنامه‌های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها،فعالیتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمینه فعالیتهای‌سازمان و ارائه آن به مدیریت.
- تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه‌سازی‌برای برقراری ارتباطات بین آنان.
- اعلان مواضع سازمان.
- عضویت و شرکت در جلسه‌های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهماییها و جلسه‌ها.
- تدوین "تقویم جامع ارتباطات سازمانی" در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان باشخصیتهای حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی وتلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
- تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان‌سازمان.
- برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
- تدوین برنامه سالانه مصاحبه‌های مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولویتهای سازمانی ونیازهای افکار عمومی.
- تهیه و تنظیم اطلاعات پایه‌ای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف.
- ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری بهینه از آنها برای‌اطلاع‌رسانی به مردم.
1 2 2 امور فرهنگی و نمایشگاهها
- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان.
- پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.
- تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی - تبلیغی در ساختمانها و محوطه‌ها.
- مدیریت نمایشگاهها (سالانه، دایمی و ...) در خارج و داخل سازمان.
- طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها).
- تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.
- راه‌اندازی و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
- تولید و سفارش ساخت آگهی‌های تلویزیونی و فیلم‌های مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازی‌سازمان.
1 2 3 انتشارات
- تدوین کتب، جزوه‌ها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان.
- گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها، فعالیتها، طرحها و برنامه‌ها; باشیوه‌ها و قالبهای مؤثر و مناسب.
- تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی.
- انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان.
سنجش افکار
- تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/فصلی/سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای‌ارائه به مدیریت.
- نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از یکسوو مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راه‌کارهای مناسب به مدیریت.
- طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه‌مؤثرتر در بهبود جریان امور سازمان.
1 2 5 پژوهش و برنامه‌ریزی
- تهیه گزارشهای عملکرد دوره‌ای از فعالیتهای روابط عمومی.
- نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی.
- نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامه‌ها و فعالیتهای آتی.
- طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان ومردم و دستگاهها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
1 3 جایگاه سازمانی روابط عمومی
روابط عمومی زمانی می‌تواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلات سازمان‌جایگاه مناسبی داشته باشد.
در بسیاری از ساختارهای سازمانی، مشاهده می‌شود که روابط عمومی به عنوان یک واحد فرعی‌امور اداری یا امور خدماتی منظور شده است که در این صورت روابط عمومی نمی‌تواند جایگاه و نقش‌راهبردی داشته باشد، زیرا طبعاً شرایط احراز شغل مسئول روابط عمومی حتی از شرایط احراز شغل‌مدیر اداری پایین‌تر است.